¿Cómo aumentar tu productividad con el método GTD?

Desde hace muchos años, la productividad ha sido un importante objeto de estudio por parte de numerosos expertos de todo el mundo que se han esforzado no solamente en entender todos los factores que influyen en ella, sino también en encontrar una fórmula que permita a los profesionales gestionar el tiempo disponible y conseguir hacer más en menos tiempo. Un concepto clave para mejorar tanto nuestra vida profesional como personal, lo que muchas veces puede resultar difícil de separar. 

¿Cómo aumentar tu productividad con el método GTD?

Una de las metodologías que en los últimos tiempos ha ido ganado cada vez más adeptos es la GTD (Get Things Dones), cuyo autor es el estadounidense David Allen, consultor sobre productividad. Un sistema de trabajo que no se enfoca en trabajar más rápido y en terminar más cosas en menos tiempo, sino en  invertir el tiempo en aquello realmente importante, confiando aquellas tareas menos importantes a otras personas o incluso eliminándolas por completo de la agenda, de manera que todo lo que hagamos tenga por objetivo aportar valor, evitando que nos quiten tiempo que podamos dedicar a disfrutar de nuestra vida personal y de ocio.

 

¿Qué es el método GTD?

 

El método GTD fue explicado por primera vez por David Allen en un libro cuyo título ha sido traducido al español como “Organízate con eficacia”. En él, además de contar con todo detalle cómo funciona el sistema, se incluyen numerosos ejemplos y se explican las ventajas del mismo. David Allen empezó a aplicar su método en el año 1980 y posteriormente fundó la David Allen Company, una empresa centrada en la formación y en la productividad para ejecutivos.

 

Gracias a este método, cualquier profesional puede mejorar considerablemente su productividad en el horario laboral, pero especialmente los responsables de las empresas, que son los que más decisiones deben tomar cada día y que muchas veces realizan tareas de varios departamentos al mismo tiempo. A lo que hay que añadir las preocupaciones que acarrea el hecho de obtener beneficios suficientes para sacar el negocio adelante y poder vivir de ello. Es precisamente la suma de todo ello lo que puede terminar por generar altos niveles de estrés y frustración por no llegar a todo, lo que a la larga acaba afectando negativamente tanto al negocio como a su salud.

 

Así pues, la mejor forma de poner solución a esta situación y disfrutar de una mayor calidad de vida es mejorar la productividad personal. El método GTD nos permite suprimir todas aquellas cosas que se convierten en distracción, mantener todo bajo control, saber qué es lo realmente importante para nosotros y para la empresa, conocer el camino a seguir en cada situación y, al mismo tiempo, mejorar nuestra salud mental.

 

David Allen habla en su libro de que nuestra memoria es ineficiente y que muchas veces nos hace recordar cosas en momentos en los que no podemos hacer nada para solucionarlas y que desaparezcan de nuestra mente. Nuestra mente es perfecta para pensar y llevar a cabo tareas creativas, pero no resulta tan útil para recordarnos lo que debemos hacer en el momento adecuado.

 

GTD propone un método organizativo en el que siempre podamos confiar plenamente sin tener que mantener todas las cosas que debemos hacer en nuestra cabeza. La idea es que las recordemos solamente en el momento en que debamos hacerlo. De esta forma, logramos que nuestra mente esté tranquila sabiendo que no se nos pasará nada y que, por tanto, podamos dedicar nuestro tiempo a hacer lo que toca en cada momento, completando tareas concretas de un modo más efectivo y creativo. Externalizando nuestra mente en un sistema de confianza podemos mantener nuestra mente vacía y concentrarnos en cada tarea sin preocupaciones ni problemas. Gracias a ello, logramos facilitar las labores de almacenamiento, seguimiento y revisión de todo lo que debemos o queremos hacer.

 

Su principal objetivo es despejar todas las tareas que tenemos en nuestra mente y que muchas veces termina convirtiéndose en una preocupación constante que no nos deja centrarnos en los que estamos haciendo. Este método propone llevar un registro externo para organizarlas y, de este modo, cumplirlas con mayor facilidad. Un registro que puede llevarse tanto a través de equipos informáticos y aplicaciones TIC, como el programa iGTD, pero también de instrumentos más tradicionales, como libretas, post-it o cualquier otra cosa con la que nos sintamos cómodos.

 

Por todo ello, GTD es el método perfecto para organizarse tanto en el ámbito laboral como personal, pues es el único que se basa en la premisa de que el tiempo no se gestiona, sino que se basa en la toma de decisiones sobre las acciones a las que vamos a dedicar nuestro tiempo en cada momento, pero realmente no busca organizar el tiempo en sí mismo.

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¿En qué consiste el método GTD?

 

GTD es un método muy sencillo que permite organizar las tareas laborales en cinco fases en función del flujo de trabajo que tengamos: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar. Puntos bastante genéricos que fueron establecidos en su momento por David Allen pero que admiten numerosas adaptaciones para que cada profesional los adapte de la manera que considera oportuna. Lo cual tiene mucho que ver con el hecho de que no funcione de arriba abajo, sino al contrario. Se empieza clarificando y definiendo lo que debemos hacer, de manera que cuando tengamos controlado nuestro día a día, podemos establecer objetivos a medio y largo plazo. Estructurándose así en dos elementos clave: control y perspectiva.

 

Control

El método GTD nos permite tener controlado en todo momento el flujo de trabajo de nuestra vida diaria, tanto las propias tareas como los compromisos que debemos cumplir. El hecho de externalizar las tareas y contar con un sistema en el que podemos confiar hace que tengamos sensación de control y que nuestra mente se mantenga más tranquila y alejada de preocupaciones. Para lo cual, deben seguirse cinco fases que explicamos a continuación. En los primeros días repite el flujo de trabajo completo tantas veces como sea necesario, de modo que termines por asimilarlo bien y para que empieces a ser verdaderamente consciente de las ventajas del método GTD, de trabajar teniéndolo todo bajo control y sin estrés.

  • Recopilar: se trata de registrar todas las ideas, preocupaciones, tareas y pensamientos para que estén en cualquier otro sitio que no sea nuestra cabeza.

 

  • Procesar: el siguiente paso es convertir todo lo que hemos registrado en acciones reales que iremos llevando a cabo en el orden que decidamos.

 

  • Organizar: es el momento de distribuir todas las acciones ya procesadas en base a nuestros objetivos.

 

  • Valorar: se trata de decidir lo que vamos a hacer.

 

  • Hacer: llevar a cabo de manera eficiente todo lo que nos hemos propuesto.

 

Perspectiva

Una vez que tenemos todo bajo control y hayamos logrado vaciar nuestra mente de preocupaciones, es hora de pensar con perspectiva, tanto a medio como a largo plazo. Y es que si queremos aumentar realmente nuestra productividad, además de tener el control en nuestro día a día, debemos estar seguros de que todo lo que estamos haciendo sigue la dirección correcta.

Lo ideal es que lo hagas después de unas semanas, cuando consideres que ya tienes totalmente controlado el método de trabajo y que has logrado cierta estabilidad. Todo lo que haces, tus tareas diarias y tus proyectos tienen que ir acordes con objetivos de mayor alcance que den sentido a tus esfuerzos dentro de tu vida. De lo contrario, plantéate si estás viviendo la vida que otros quieren y no la que a ti realmente te gustaría vivir.

Esta fase de perspectiva se divide en seis niveles que deben estar siempre alineados con los pasos que acabamos de explicar en el apartado anterior, de modo que nunca nos centremos en proyectos que no estén relacionados con nuestros objetivos, nuestra visión o nuestros principios.

  • Acciones: es todo aquello que pueda llevarse a cabo en un mismo lugar, momento y de una sola vez.

 

  • Proyectos: son todos aquellos objetivos que requieran de varias tareas para ser completados para alcanzarse.

 

  • Propósito y principios: son los motivos que nos llevan a hacer lo que hacemos, nuestros comportamientos y los valores que deben respetarse en todo momento.

 

  • Metas y objetivos: son todas aquellas cosas que queremos conseguir y la manera que hemos decidido para lograrlas, es decir los pasos que debemos seguir.

 

  • Áreas de enfoque y responsabilidad: son los compromisos que nos hemos propuesto y que irán marcando nuestro día a día, tanto para nuestro propio trabajo individual como para con otras personas.

 

  • Visión: se trata de llevar a cabo una valoración para comprobar qué es lo que encaja y lo que no encaja en nuestra vida, teniendo siempre presente la visión a largo plazo, como mínimo un año.

 

 

¿Cómo llevar a cabo una buena planificación con el método GTD?

Antes de ponernos a organizar nuestros proyectos, es fundamental definir cuáles son nuestros objetivos, es decir, lo que queremos conseguir, y visualizar el resultado al que queremos llegar. Y, para llevar a cabo una buena planificación que marque las directrices a seguir, nos ayude a ganar perspectiva y nos permita seguir confiando en nuestro sistema, es imprescindible que incluyamos tres tipos de revisiones en nuestra vida diaria:

  • Revisión diaria: podemos hacerlo una o varias veces al día. El propósito es determinar qué podemos hacer en el mismo día o en poco tiempo. Para ello, basta con revisar la lista que hemos creado.

 

  • Revisión semanal: muy útil para comprobar que nuestro sistema está funcionando y que podemos seguir confiando en él.

 

  • Revisión general: podemos hacerlo cuando consideremos oportuno. El objetivo es verificar que nuestras metas y nuestra visión siguen estando alineadas y que estamos avanzando por el camino correcto.

 

En definitiva, GTD es un método muy poderoso que resulta muy útil para aumentar nuestra productividad en nuestra vida diaria pero que, obviamente, requiere de un gran esfuerzo para incorporarlo a nuestra vida y que funcione. Por eso, es fundamental que, si decides seguirlo, adquieras todos estos principios y los conviertas en hábitos para que el esfuerzo a invertir sea mucho menor y podamos dedicar nuestro tiempo a lo realmente importante, a lo que aporte valor. Si lo conseguimos, no tengas duda de que recibirás tu recompensa y que, además de ser más eficiente en tu trabajo y en tus obligaciones personales, tu mente te lo agradecerá.

Lo que debes tener en cuenta es que no puedes obsesionarte con que todo sea perfecto. Recuerda que un exceso de análisis terminará siendo contraproducente, pues no te dejará avanzar, lo que hará que acabes odiando la organización que has creado. Además, desde Solicom te recomendamos que evites usar demasiadas herramientas para que el trabajo mental que debas hacer no termine resultando agobiante. La idea es que la clasificación que lleves a cabo sea útil, pero no engorrosa.

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