Cómo gestionar un equipo a distancia

En un mundo tan globalizado y tan digital como el actual, el espacio físico de la oficina ha dejado de tener tanta importancia como hace unos años. Por eso, cada vez es más habitual que muchos profesionales trabajen bajo la fórmula de teletrabajo, realizando sus funciones desde casa, sin acudir a una oficina física. Tanto por cuestiones relacionadas con el ahorro de costes como por el hecho de que la cualificación de los profesionales sea muy concreta y vivan incluso en otro país. Pero incluso aquellas empresas que cuentan con una sede física y una plantilla que trabaja dentro de las instalaciones, muchas veces contratan servicios externos de profesionales freelances y que forman parte del equipo para determinados aspectos.

Cómo gestionar un equipo a distancia

Trabajar desde casa puede proporcionar grandes ventajas a los empleados de una empresa, entre los que destacan el aumento de la satisfacción por el trabajo, el incremento de la productividad, la posibilidad de compaginar mejor la vida laboral con la personal, la reducción de la contaminación y el ahorro de gastos en desplazamientos. Pero también ofrece ventajas para la empresa que puede contratar a los mejores profesionales sin importar su ubicación, trabajar en husos horarios diferentes, abaratar costos y alejar a los empleados de la monotonía de la oficina.

La cuestión es que gestionar un equipo a distancia, sobre todo al principio, puede resultar complicado hasta que se coge el ritmo. Y es que, en estos casos, es fundamental planificar la periodicidad de las reuniones y su duración, elegir las herramientas que se van a usar para agilizar todo el trabajo en lugar de entorpecerlo y saber que todo está funcionando correctamente.

Hay que tener en cuenta que el hecho de trabajar desde casa no significa que los empleados deban sentirse solos, sino que todas las personas que forman parte del equipo deben permanecer conectadas y ser productivas para que todo marche. En este sentido, son la confianza y el compromiso de los trabajadores lo que hace que todo funcione.

Por esta razón, la comunicación es fundamental. Para lo cual, es indispensable saber manejar ciertas herramientas digitales y contar con los conocimientos necesarios. Y es que el hecho de que los integrantes del equipo se encuentren en distintos lugares hace que la comunicación no pueda llevarse a cabo de la manera convencional. Con lo cual, el trabajo a distancia requiere de un esfuerzo extra en la gestión y en la planificación. Por eso hoy, en Solicom queremos darte algunos consejos muy útiles sobre cómo gestionar equipos a distancia y que todo resulte más sencillo y eficaz.

 

1. Configuración de tu equipo

Si vas a montar una empresa y todavía no tienes contratados a los miembros del equipo, es importante que tengas muy en cuenta ciertos aspectos para configurarlo y que todo marche correctamente. Lo más importante es que tengan motivación, sean autosuficientes y comunicativos.

Motivados para que todos estén implicados al 100% en el proyecto, ya que nada puede reemplazar esta ilusión; autosuficientes para no tener que estar todo el día pendiente, sino que sean ellos los que tengan iniciativa y tomen las decisiones que haya que tomar en el momento oportuno; y comunicativos para que sepas en todo momento lo que piensa, pues trabajar a distancia con una persona que no es capaz de transmitir sus opiniones y aportar sugerencias, puede traer muchos problemas.

 

2. La comunicación es clave

Puede ocurrir que todos los empleados trabajen desde casa o que haya algunos que trabajen en una oficina y otros no. Podemos tener una comunicación casi diaria con aquellos que trabajan en la oficina, pero no con los que trabajan a distancia. Por eso, a la hora de programar reuniones, debemos dar prioridad a estos últimos. Es recomendable contar con un sistema en el que todos puedan permanecer conectados de forma permanente y realizar videoconferencias en cualquier momento si fuera necesario.

Además, esto no solamente es importante desde el punto de vista del propio trabajo en sí, sino del bienestar de los propios trabajadores que, de lo contrario, pueden sentirse desplazados. De esta forma, no sentirán que se están perdiendo cosas. Así pues, aunque algunas veces pueda parecerlo, las reuniones no son una pérdida de tiempo, sino que son fundamentales para que todos sientan que reman en la misma dirección y que los profesionales que trabajan a distancia se sientan parte del equipo.

 

3. Crea una cultura empresarial de confianza

La confianza y el compromiso es lo que hace que un equipo donde cada miembro trabaja desde un sitio distinto funcione. El problema es que la distancia hace que el factor humano se difumine. Para crear una cultura de confianza en tu empresa, es muy importante que, en la medida de lo posible, fomentes el trato personal y cercano. El objetivo es que todos los trabajadores puedan compartir experiencias y aportar su punto de vista en las decisiones que haya que tomar en cada momento. De manera que todos se sientan parte de un mismo barco que rema hacia el mismo lugar.

 

4. La tecnología como aliada

Para mantener una comunicación fluida, es muy importante contar con plataformas de comunicación adecuadas para realizar un buen seguimiento de todos los proyectos que se están llevando a cabo. Por supuesto, haciendo siempre un uso eficaz de las mismas para que todo no termine convirtiéndose en un caos. Actualmente tenemos a nuestra disposición una amplia variedad de herramientas que podemos elegir para comunicarnos con el resto del equipo; desde Skype para hacer videoconferencias a aplicaciones para modificar documentos compartidos, como Google Drive, pasando por herramientas para tener reuniones, gestionar clientes, ventas y proyectos, como SumaCRM.

 

 

 

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5. Establecer una rutina de trabajo

Uno de los puntos fundamentales para gestionar un proyecto en remoto de manera eficaz es  establecer una rutina de trabajo desde el primer momento. Y es que, cuando se trabaja a distancia, la interacción de los miembros de un equipo es menor. Con lo cual, es indispensable que todos tengan claros los procedimientos, sobre todo aquellos que afectan a varios empleados, ya que habrá que trabajar de una manera más coordinada para alcanzar los objetivos. En función del modelo de negocio y de sus necesidades, cada empresa deberá planificar una hoja de ruta a seguir.

Al principio habrá que hacer un esfuerzo para ello, pero con el tiempo será algo que los trabajadores hayan interiorizado y que no costará nada cumplir, por lo que no habrá que preocuparse por recordarlas. De esta forma, todo estará bien organizado sin que requiera de grandes esfuerzos.

La rutina de trabajo puede incluir tanto el horario de trabajo como la manera de alertar sobre los problemas en un determinado proyecto o la plataforma y el formato en el que se comparten los documentos. La idea es automatizarlo todo para que cada persona sepa lo que debe hacer y cómo hacerlo cada día y evitar pérdidas de tiempo innecesarias.

 

6. Transparencia informativa

La información debe estar en un lugar accesible para todos los trabajadores, tanto aquella que tiene que ver con el trabajo individual como colectivo y de la propia empresa. En este sentido, herramientas como Trello son muy útiles para que cualquier profesional pueda ver en lo que se está trabajando y hacer propuesta so sugerencias. Lo cual también es una magnífica idea para mejorar los procesos y crecer, ya que varias cabezas siempre piensan más que una.

 

7. Delegar responsabilidades, no tareas

Obviamente nadie es un superhéroe y es habitual que tengamos que delegar tareas en otras personas cuando no podemos llegar a todo. Sin embargo, en un equipo de trabajo a distancia funciona mejor delegar responsabilidades que tareas y confiar en que todo saldrá adelante. Solamente así puede lograrse que el funcionamiento sea ágil y eficaz. De lo contrario, caeremos en la microgestión de tener que supervisar todo lo que hacen los empleados y el equipo irá mucho más lento de lo que debería.

Para ello, te recomendamos que hagas una lista de responsabilidades de cada puesto, que mandes un organigrama a todo el mundo donde se contemple la jerarquía de responsables y cómo contactar con cada uno de ellos, que exista un horario de contacto muy marcado y que indiques a tus empleados como pueden actuar en caso de emergencia.

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8. Entender los distintos sistemas de trabajo

Los responsables de la empresa deben estar en perfecta sintonía con todos los miembros que forman parte del equipo. Como ya hemos dicho, la comunicación es fundamental, pero también entender qué es lo que necesita cada persona. Por ejemplo, mientras que hay personas que son muy habladoras y a las que les encanta debatir determinadas cuestiones de los proyectos, hay otras que no lo son tanto. Al igual que hay trabajadores que trabajan mejor por la noche o que empiezan a trabajar más tarde debido a sus obligaciones familiares.

Así pues, lo que debe tenerse en cuenta son los factores que hacen que cada empleado se gestione mejor, es decir, cuáles son las motivaciones de cada persona. Y es que solamente así se conseguirá crear un equipo comprometido, unido y eficiente.

 

9. Reúne a tu equipo en persona de vez en cuando

Si es posible y la distancia lo permite, intenta reunir a tu equipo de vez en cuando de manera presencial. Por ejemplo, una o dos veces al año. Organizar este tipo de jornadas os dará la oportunidad de compartir experiencias y seguro que salen propuestas muy interesantes. Además, fortalecerá los lazos entre los diferentes miembros. Y es que tener un equipo a distancia no significa que no podamos vernos físicamente nunca.

 

10. Controlar los resultados, no a los trabajadores

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan aquellas empresas que deben gestionar equipos a distancia es medir los resultados y la productividad de los empleados. Muchos jefes creen que la única forma de que todo salga bien es ser “controladores”. Sin embargo, esto resulta contraproducente, ya que el trabajador puede llegar a sentirse muy frustrado si están mirando cada paso que da.

La mejor forma de medir los resultados es llevando a cabo un seguimiento de los mismos, pero no de los trabajadores. A fin de cuentas esto es lo que realmente importa, por lo que no tengas miedo de dejar que tú equipo determine cuál es el mejor método para cada uno de cumplir con los objetivos. Usa las herramientas de comunicación necesarias para comprobar los resultados, pero no te metas en cómo hacen su trabajo si lo hacen a tiempo y bien.

 

Como puedes ver, con un poco de organización y comunicación, gestionar un equipo a distancia no resulta tan complicado. Lo único que se necesita es que todo esté muy claro y llevar un buen seguimiento de los proyectos que se van realizando. No obstante, además del propio trabajo en sí que requieren los propios proyectos de la empresa, la compañía no puede permanecer al margen de otro tipo de estrategias relacionadas, por ejemplo, con la captación de clientes.

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