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La transformación digital es un hecho consolidado en el sector del fitness. Y es que cada vez son más los propietarios de centros deportivos los que se interesan por incorporar las nuevas tecnologías a la organización y a la gestión de su negocio para poder conseguir el mayor beneficio posible de la actividad de los clientes de sus instalaciones y, al mismo tiempo, ofrecerles una experiencia más satisfactoria.

Hoy en día, la gestión de los gimnasios es una labor que requiere no solamente de una planificación continua, sino también de una gran capacidad de liderazgo y de un constante afán de superación y de herramientas que ayuden a llevar a cabo una correcta ejecución.

Por eso, la industria ha ido incluyendo nuevos métodos que hacen que la recopilación de datos y el procesamiento de la información sea más sencillo y eficaz. Estamos hablando de los software de gestión para gimnasios, que ayudan a este tipo de centros a aumentar el rendimiento de sus trabajadores, fidelizar a los socios y captar a otros nuevos.

En un mundo en el que lo digital va ganando terreno e impregnando todos los ámbitos de nuestra vida diaria, el sector fitness no iba a ser menos. De hecho, el uso de software de gestión ha ido extendiéndose tanto en grandes centros deportivos como en pequeños gimnasios boutique. Después de haber visto como las instalaciones de los centros deportivos se llenaban de máquinas conectadas a Internet y de escáneres corporales 3D, la tecnología ha seguido avanzando, creando nuevos mecanismos para ser aplicados y puestos en marcha en los gimnasios.

Ventajas de los software para gimnasios

Algunas empresas usan métodos manuales o programas de software básicos, como Microsoft Excel o Google Drive, para lleva a cabo sus tareas. Si es tu caso, posiblemente te estés preguntando si realmente merece la pena comprar un software exclusivo para la gestión de tu centro deportivo. La respuesta es sí. Y es que son muchas las soluciones que actualmente existen en el mercado y que han sido diseñadas especialmente para cubrir las necesidades de este tipo de empresas.

Gracias a ello, podemos gestionar la experiencia del cliente y saber a ciencia cierta cuál es su relación con nuestro centro. Lo que resulta de gran utilidad para rentabilizar al máximo nuestro negocio. Pero además, integrar la tecnología en nuestro centro deportivo facilita el intercambio de información con el usuario, nos ayuda a llevar a cabo una adecuada gestión de nuestro gimnasio y mejora la productividad de todo el equipo de profesionales que trabajan en el club.

  • Ahorrar tiempo en tareas administrativas: los software de gestión para gimnasios nos ayudan a ahorrar tiempo en tareas repetitivas, como la introducción manual de datos. De esta forma, podemos disponer de más tiempo para dedicar a otras labores más importantes y productivas.

 

  • Integración entre aplicaciones: en lugar de usar varios sistemas separados que no se encuentran conectados entre sí, puedes usar un único software que te permita optimizar todas las aplicaciones que necesitas en un mismo lugar. Esto facilitará la creación de informes completos y evitará introducir datos por duplicado.

 

  • Aumentar los ingresos: gracias a sus características de promociones y marketing, podemos posicionar mejor a nuestro gimnasio para atraer a nuevos e impulsar a los que ya tenemos a participar en nuestras clases, contratar nuestros servicios y usar nuestras instalaciones.

 

  • Mejorar la seguridad de los datos: los centros deportivos suelen almacenar un gran volumen de información sobre sus socios, algunos de ellos tan delicados como las tarjetas bancarias. Muchos programas de gestión para gimnasios cuentan con sistemas de encriptación y otras funciones de seguridad para evitar problemas en casos de pérdida o robo.

 

  • Mejorar la experiencia de los clientes: los foros y las plataformas online permiten que los socios puedan interactuar entre ellos cuando quieran, lo que, sin duda, ayudará a enriquecer su experiencia en el gimnasio, a aumentar su satisfacción y hará que sea más probable que continúen con nosotros todo el año.

 

Requisitos que debe tener tu software de gestión para gimnasios

Hay que tener en cuenta que, actualmente, podemos encontrar una amplia variedad de software para gimnasios que ofrecen distintas ventajas y prestaciones, por lo que es importante saber distinguir para elegir la opción que más nos convenga. Por eso, a continuación, desde Solicom te damos algunos consejos para que sepas qué características son imprescindibles en un software de gestión para gimnasios.

Sistema de facturación y administración

La gestión de emisión de facturas, cajas y contabilización de ingresos y pagos debe contemplarse en este apartado del sistema. Es importante que se controle muy bien este tema y que la gestión se lleve a cabo con sistemas compatibles con PDF y Excel, de modo que podamos crear informes y conocer el estado de la caja en todo momento para comprobar si se están cumpliendo los objetivos de facturación.

Controles de acceso

Es recomendable contar con un software que nos ofrezca información sobre la cantidad de veces que nuestros clientes acceden al gimnasio, así como sobre las horas más concurridas y las actividades que gozan de mayor éxito. Gracias a estos datos, podrás ofrecer a tus socios servicios personalizados, adaptándolos a tus objetivos y necesidades.

Sistema de gestión de socios

Tu programa informático debe permitir realizar todas aquellas acciones que tengan que ver con las renovaciones, el alta de nuevos socios, los carnets y la impresión de acreditaciones de manera rápida e intuitiva. De lo contrario, lo único que conseguirás es que se terminen formando colas en la oficina o en la recepción de tu gimnasio. Contar con un buen gestor que ayude a agilizar estos procedimientos hará que el día a día de tu gimnasio resulte más sencillo y que la experiencia de tus socios mejore considerablemente.

CRM y servicios deportivos online

Disponer de un CRM que permita sincronizar la base de datos y los datos de los socios para poder planificar campañas de marketing digital y disponer de KPIs hará que el trabajo del personal sea mucho más sencillo y, al mismo tiempo, aumentará las posibilidades de que tus campañas tengan éxito. Pero además, es interesante que el software incorpore aplicaciones de pago seguro para la reserva de actividades dirigidas o de pistas.

Marketing y promociones

Las soluciones de gestión de gimnasios ayudan a automatizar las campañas de marketing, encargándose de la programación de las clases y de la coordinación de eventos, al mismo tiempo que manejan los datos de los clientes y el procesamiento de pagos. Por eso, estos sistemas se han hecho muy populares entre los centros deportivos.

Permiten crear sistemas de puntos y créditos a través de campañas de fidelización, ofrecer descuentos y tarjetas regalo, automatizar campañas de email marketing y SMS, y publicar notificaciones en las redes sociales para que las vean tanto tus clientes actuales como los potenciales clientes.

Apoyo y formación

Tu software de gestión debe ofrecer un buen servicio al cliente, formación y apoyo para que tu equipo aprenda a utilizarlo correctamente y sacarle el mayor rendimiento posible.

 

Los mejores software de gestión para gimnasios

Train2Go

Es la herramienta de gestión de entrenamiento líder en España. Una plataforma de coaching y gestión de alumnos en la nube pensada para instructores de clases, entrenadores personales, clubes de fitness y gimnasios. Permite a los usuarios realizar una planificación de las sesiones, entrenamientos y llevar a cabo un control de las necesidades de sus clientes, pudiendo compartir la información en sus dispositivos preferidos, fijar objetivos de entrenamiento y comprobar el progreso de los resultados obtenidos.

Zen Planner

Este programa permite la gestión de los socios de un gimnasio, incluyendo el procesamiento de pagos integrado, una aplicación autoservicio para iPad, facturación automatizada, programación de automatizaciones, una aplicación para miembros y personal, seguimiento de ejercicios, plantillas de sitios y seguimiento de habilidades, entre otros.

Trainingym

Este programa de gestión para gimnasios unifica todos los procesos del gimnasio para ahorrar tiempo. Contando con las principales soluciones que se utilizan para gestionar la contabilidad y controlar el acceso de los socios. Por ejemplo, permite dar de alta a un socio o modificar los datos de manera instantánea. Además, se sincroniza con los tornos que dan acceso a la instalación, controlando la asistencia y validando las sesiones.

Procesa rápidamente todos los servicios que ofrece el centro deportivo y analiza el cuestionario que se realiza a los usuarios, de modo que el sistema crea una rutina de manera automática. Pero también ofrece al instructor la posibilidad de dar de alta o cambiar sus entrenamientos.

Glofox

Una solución de gestión para gimnasios pensada para cubrir las necesidades únicas de centros de fitness, pilates y yoga, y gimnasios. Gracias a ella, los gerentes de este tipo de empresas pueden mejorar las tareas de programación de clases, administración, gestión de socios, check-in, facturación y obtener informes muy completos sobre métricas clave, como los índices de asistencia y los pagos fallidos.

Además, los socios pueden reservar y pagar cursos, clases, citas y membresías a través del móvil o de la web, y llevar un seguimiento de todo ello.

Virtuagym

Se trata de una plataforma de coaching y gestión de miembros de la nube que permite a los usuarios planificar entrenamientos y realizar un seguimiento de las necesidades nutricionales de sus clientes. Pensado especialmente para centros deportivos, fisioterapeutas, entrenadores personales e instructores de clases.

Entre sus funciones más destacadas se encuentran la facturación, el seguimiento de la asistencia del personal , la programación de cursos de formación, el control de las entradas de los socios y los pagos por Internet. Pero además, permite vender productos a través de la plataforma, pudiendo integrarse de manera automática con los informes de ingresos.

Gym Master

Un software de gestión de socios en la nube que permite llevar a cabo una óptima gestión de socios, labores administrativas, marketing automatizado, programación, retención y facturación. Pero también incluye controles de acceso al gimnasio, reservas online y punto de venta. La función de control de acceso permite a los empleados entrar al centro los 7 días de la semana, las 24 horas del día para gestionar restricciones de tiempo de las membresías y llevar un registro de visitas. Ayudando a detectar patrones de las instalaciones por parte de los socios. Y, por si esto fuera poco, los trabajadores pueden comunicarse mediante SMS automatizados, notificaciones push y correo electrónico.