Es normal que cuando una persona entra a trabajar por primera vez a una empresa requiera de un periodo de aprendizaje para adquirir las habilidades y conocimientos necesarios para desarrollar las funciones inherentes al puesto de trabajo. No obstante, no todas las empresas enseñan a sus empleados a ser más eficientes.
La productividad sigue siendo actualmente una de las asignaturas pendientes y una de las mayores aspiraciones de las empresas españolas. A las compañías de nuestro país les gustaría obtener mayores resultados en el menor tiempo posible y usando menos recursos. Lo que no significa trabajar más duro, sino con más eficiencia.
La buena noticia es que para mejorar la productividad o es necesario invertir una gran suma de dinero, sino analizar y medir lo que realmente se hace en la empresa y lo que necesitan los trabajadores. Establecer objetivos realistas, claros y medibles, favorecer la comunicación interna, hacer uso de herramientas tecnológicas y fomentar un buen ambiente de trabajo son sólo algunas de las medidas que podemos implementar para mejorar la productividad de nuestra empresa.
Consejos para aumentar la productividad
Dedicar tiempo para formar a los trabajadores en nuevas tecnologías
Debes tener en cuenta que el capital humano de tu empresa es el activo más valioso de la misma. Contar con empleados que estén constantemente actualizados darán ventaja competitiva a la compañía. Además, les hará estar más motivados e su trabajo y evitará que los mejores talentos terminen marchándose a otra empresa. Muchas veces, las compañías dan por hecho que los trabajadores saben manejar las tecnologías y estos no preguntan demasiado por temor a mostrar su carencia de conocimientos.
Aunque los empleados cuenten con ciertos conocimientos, es fundamental que se les brinde formación para que aprovechen al máximo todas las ventajas de las herramientas tecnológicas que tienen a su disposición.
Organización del trabajo
En todas las empresas se pierden muchas horas de trabajo por la falta de coordinación y organización entre los departamentos. De modo que sería aconsejable establecer flujos de trabajo entre los diferentes departamentos o equipos de trabajo para mejorar la coordinación. Por esta razón, debería llevarse a cabo un listado de tareas con los plazos adecuados para llevarlas a cabo y establecer los objetivos comunes.
Favorecer la comunicación interna
Es importante favorecer la comunicación entre los propios empleados y entre estos y los directivos. Esto ayudará a mejorar la flexibilidad y facilitará la conciliación laboral y familiar de la plantilla de la empresa. Para ello, es recomendable que se organicen reuniones breves para coordinar el equipo y sabe cuáles son sus necesidades.
Motivación
Motivar a los empleados es una tarea fundamental para las empresas, ya que favorece el buen ambiente de trabajo en la empresa. Mantener a tus trabajadores motivados y con una actitud positiva frente a las tareas diarias y el trabajo que desarrollan es clave para que todos los procesos que están llevando a cabo sean más productivos.
Para ello, las compañías tienen que trabajar por la integración emocional y mental de su equipo, escuchando ideas y propuestas para que se sientan más implicados y comprometidos con la empresa. La posibilidad de ascender, el reconocimiento y las condiciones laborales son sólo algunas de las medidas que pueden aplicarse para motivar a los trabajadores. Pero además, es importante crear políticas que se preocupen por el bienestar y la satisfacción de los trabajadores. Llevando a cabo acciones y actividades que desarrollan las organizaciones en beneficio del capital humano.
Administrar bien el tiempo
Una de las cualidades más destacadas que tienen en común las personas y compañías de éxito es la óptima gestión del tiempo. Para que la empresa o la organización pueda realizar todas las actividades que se han establecido, es importante organizar y priorizar las tareas en base al tiempo que tenemos disponible. Siendo este uno de los principales recursos que es necesario optimizar para aumentar la productividad.
Céntrate en los procesos, no en las funciones
Si cada uno de los miembros de tu empresa comprende que sus responsabilidades van más allá del mero hecho de realizar sus labores concretas y que lo que realmente importante es que los procesos globales de la empresa se completen, porque ello repercute en beneficio de todo, contarás con una plantilla comprometida y dispuesta a dar lo mejor de sí misa para ayudar a la compañía.
A esto nos referimos cuando hablamos de administración por procesos. Algunas ventajas que puede traerte la aplicación de esta filosofía son la mayor calidad del trabajo, una mejor organización, un mejor desempeño de la organización y el cumplimiento de las metas estratégicas.
Planificar
La planificación es un elemento clave para la dirección de la empresa, ya que permite definir las metas, objetivos, estrategias, procedimientos y políticas que se llevarán a cabo en favor de la organización. Si quieres realizar una óptima gestión directiva, es fundamental que planifiques el proyecto de tu empresa de cara al futuro con tiempo y claridad, teniendo en cuenta el contexto y todos los elementos implicados.
Innovar
Nuestros competidores no se mantienen estáticos, sino que continúan innovando. Por este motivo, es fundamental que tú también lo hagas para que tu empresa no se quede atrás. La innovación te ayudará a analizar tu modelo de negocio para encontrar oportunidades de mejora, tanto en la mejora como en un aprovechamiento más óptimo de los recursos de los que dispones. Las empresas pueden innovar en el uso de la tecnología, su aparato productivo y la organización de su sistema de gestión, por ejemplo. Gracias a ello, las empresas pueden ser más competitivas y conseguir un mayor desarrollo de sus productos y servicios.
Mantenerse al día
Tanto en el sistema de trabajo como en el equipo y los materiales que usamos, es fundamental no dejar que los programas y los ordenadores se queden anticuados, afectando negativamente a la eficiencia y a la paciencia de los trabajadores. Además, las empresas pueden aumentar la productividad con los servicios de la nube, que permite a los usuarios trabajar desde cualquier parte a través de Internet. Con lo cual, la nube favorece el teletrabajo y la flexibilidad laboral, ya que los documentos o aplicaciones corporativas estarían en la nube y permitirían que varios empleados puedan trabajar con el mismo archivo al mismo tiempo sin problema.
Algunos ejemplos de este tipo de tecnologías serían las aplicaciones ofrecidas por Google, como es el caso de Google Drive, que cuenta con un servicio de almacenamiento o de herramientas para crear hojas de cálculo, documentos o presentaciones. Otra aplicación parecida y que cuenta con versión corporativa es Dropbox, por ejemplo.
Pero lo cierto es que hay muchas más. Analiza las opciones que tienes a tu disposición para modernizar tu aparato productivo, tus equipos, tu maquinaria, tus procesos y tus sietams de gestión. Actualizarse no solamente implica adquirir tecnología, , sino también una manera de pensar y de proyectar tu empresa hacia el futuro. A través de la modernización, tu empresa puede mejorar su capacidad de adaptación al cambio y garantizar su supervivencia en el futuro.
9 Técnicas para aumentar la productividad
La productividad no es algo innato, es decir, puede entrenarse y mejorarse. Y en este sentido, hay algunas técnicas que las empresas pueden aplicar para aumentar la productividad de sus trabajadores, de modo que repercuta positivamente en beneficio de la empresa.
1. Método Ivy Lee
Las seis tareas principales que debemos hacer cada día se planifican la noche anterior por orden de importancia para ahorrar tiempo cuando nos levantemos.
2. Getting Things Done (GTD)
El método de David Allen, consultor experto en productividad, está basado en mejorar el almacenamiento, la revisión y el seguimiento de la información relacionada con una determinada tarea.
3. Método Seinfeld
El Método Seinfeld se basa en colocar un calendario impreso en un sitio que podamos ver cada día con facilidad, junto a un rotulador para tachar todos aquellos días en los que hayamos conseguido completar nuestras tareas. De esta forma, podremos tener claro no sólo si smos productivo, sino también si nuestros objetivos diarios son realistas.
4. Focus Time
Se trata de una técnica variante del Flowtime, ligada al mindfulness, que consiste en concentrarnos por completo en una misma tarea evitando cualquier tipo de distracción que pueda reducir nuestra eficiencia.
5. Técnica Jay Shirley
La idea es crear un listado de tareas que debemos hacer cada día (necesito, lo que es importante a largo plazo (debería) y lo que disfrutas haciendo (quiero).
6. Técnica Pomodoro
Se trata de un sistema ideado por el italiano Francesco Cirillo establece pausas de entre 5 y 10 minutos cada 25-50 minutos de trabajo y un descanso más largo cada 100 minutos.
7. Técnica Marc Andreessen
La Técnica Marc Andreessen también usa el concepto de lista (anti-ToDo), pero le da la vuelta. La lista se planifica al terminar la jornada con todas aquellas cosas que hemos logrado hacer.
8. Matriz de prioridades
Esta técnica establece cuatro tipo de tareas clasificándolas en función de la prioridad y de la importancia de las mismas. De esta forma, podemos identificar cuáles son más urgentes, cuáles son secundarias, cuáles podemos delegar y cuáles no son necesarias.
9. Método Sam Carpenter
Se trata de una técnica que nos permite averiguar cuál es nuestro horario ideal biológico, es decir, cuáles son las horas en las que somos más productivos para que esta forma pdoamos aprovechar al máximo nuestro tiempo.