A lo largo de las últimas décadas, la automatización de procesos se ha convertido en un pilar clave para la transformación digital de las empresas. Una herramienta esencial para reducir costes, mejorar la precisión y liberar recursos humanos para tareas más estratégicas, lo que resulta fundamental para seguir siendo competitivas y garantizar su supervivencia.
En este sentido, son muchas organizaciones las que han ido adoptando soluciones tecnológicas avanzadas para optimizar y mejorar la eficiencia de sus operaciones.
Sin embargo, la automatización de procesos no se limita únicamente a las grandes empresas, sino que las pymes también pueden aplicarlo dentro de sus organizaciones para mejorar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad de sus equipos. Desde la automatización de correos electrónicos hasta la implementación de sistemas de inteligencia artificial y aprendizaje automático.
Pero, ¿en qué consiste realmente la automatización de procesos y cómo puede ayudar a hacer crecer tu negocio? A lo largo de este artículo te explicamos qué es, cuáles son sus beneficios, algunos ejemplos y las mejores herramientas que podemos encontrar actualmente en el mercado.
¿En qué consiste la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en el uso de tecnología para realizar funciones más rutinarias y repetitivas sin intervención humana, empleando para ello distintos tipos de softwares para ejecutar procesos definidos y que las tareas se completen de manera más rápida y precisa.
Dentro de las organizaciones, puede aplicarse en diversos equipos y departamentos, desde la gestión de pedidos hasta el servicio al cliente, pasando por el marketing y la organización de inventarios. Eso sí, para poder implementarlo, es necesario que cada empleado entienda perfectamente los pasos y procesos actuales, y que se lleve a cabo una cuidadosa planificación para garantizar que las soluciones tecnológicas estén alineadas con los objetivos del negocio.
Componentes clave de la automatización de procesos
- Software de automatización de procesos: herramientas y plataformas que permiten la creación y gestión de flujos de trabajo automatizados.
- Reglas y lógica: definición de las reglas servirán como guía para marcar el comportamiento del software automatizado.
- Integraciones: conexión de diferentes sistemas y aplicaciones para permitir un flujo de información sin interrupciones.
- Monitoreo y análisis: seguimiento del rendimiento del sistema automatizado y análisis de datos para mejorar continuamente el proceso.
Beneficios de la automatización de procesos de negocio
La automatización de procesos ofrece numerosas ventajas para mejorar la forma de trabajar de las empresas y optimizar los recursos para poder cumplir con sus objetivos:
1. Aumento de la productividad
Una de las principales ventajas de la automatización de procesos es que permite que las tareas se realicen más rápido, eliminando la necesidad de intervención manual. Un proceso que no sólo acelera el flujo de trabajo, sino que, además, reduce los errores humanos, aumenta la productividad y mejora la calidad de los resultados.
Al eliminar las tareas repetitivas, los empleados pueden concentrarse en tareas más importantes que ayuden a reportar mayores beneficios para la empresa.
Además, la automatización de procesos también permite gestionar mejor el tiempo. Gracias a las herramientas de automatización, los empleados pueden programar y ejecutar tareas en momentos específicos, garantizando que las tareas más complejas se realicen en el momento adecuado. Especialmente importante en operaciones relacionadas con la producción industrial y la atención al cliente.
Otra ventaja importante es la capacidad de manejar grandes volúmenes de trabajo sin que la calidad se vea perjudicada. Los sistemas automatizados pueden procesar datos y ejecutar tareas a una velocidad mucho mayor que los humanos, permitiendo al negocio escalar sus operaciones sin necesidad de aumentar la plantilla.
2. Reducción de costes
La automatización de procesos también permite a las empresas reducir considerablemente los costes operativos. Por ejemplo, el departamento de contrataciones puede dedicarse a actividades de mayor valor, contribuyendo así a la optimización de los recursos disponibles. De esta forma, no solo se reducen los costes laborales, sino también la necesidad de formación constante para la realización de tareas mecánicas.
Pero también reduce los gastos relacionados con los errores humanos. Los sistemas automatizados siguen reglas predefinidas y ejecutan las tareas en base a ellas, lo que minimiza la probabilidad de que se produzcan errores. Esto resulta especialmente beneficioso en tareas que tienen que ver con la contabilidad, la producción y la gestión de datos, donde los errores pueden llegar a ser muy costosos.
Además, los software de automatización de procesos también pueden ayudar a mejorar la gestión de los recursos y la eficiencia del equipo. Por ejemplo, en la organización de inventarios, permiten llevar un seguimiento más preciso de los niveles de stock, reduciendo los costes derivados del exceso de inventario o de la falta de productos.
3. Mejora de la precisión
La automatización de procesos garantiza que las operaciones se realicen exactamente como se han planificado.
En el sector financiero, por ejemplo, la automatización de la reconciliación bancaria permite eliminar los errores habituales relacionados con la entrada manual de datos, lo que no solo mejora la precisión de los registros financieros, sino que, además, facilita las auditorías y el cumplimiento normativo.
Además, en el sector sanitario, la automatización de la gestión de registros médicos puede reducir los errores de transcripción y garantizar que la información del paciente sea precisa y se mantenga siempre actualizada, lo que resulta crucial para proporcionar una atención médica de calidad y evitar problemas legales.
4. Liberación de recursos humanos
Otro de los grandes beneficios de la automatización de procesos es que permite liberar al equipo de tareas tediosas y repetitivas, permitiendo a cada empleado enfocarse en tareas que requieren de creatividad, pensamiento crítico y toma de decisiones. Por ejemplo, a resolver problemas, desarrollar nuevas ideas y mejorar los procesos de negocio.
Gracias a ello, es posible mejorar la motivación y la satisfacción de los empleados y, al mismo tiempo, impulsar la innovación dentro de la organización, lo que puede ser muy beneficioso para el crecimiento y el éxito del negocio. Pero además, puede ayudar a reducir la rotación de personal y a crear un ambiente de trabajo más positivo.
Pero también permite a las organizaciones ser más ágiles y adaptarse mejor a los cambios, pudiendo reasignar rápidamente a los empleados hacia funciones más prioritarias.
5. Mejora del servicio al cliente
La automatización de procesos también permite responder más rápidamente a las solicitudes de los clientes. Por ejemplo, los chatbots y los sistemas de respuesta automatizada pueden manejar consultas básicas y liberar a los agentes humanos, que pueden dedicarse a resolver tareas más complejas. De esta forma, además de mejorar la eficiencia del servicio al cliente, podemos aumentar el nivel de satisfacción del cliente.
Además, los sistemas automatizados pueden operar 24/7, por lo que las solicitudes de los clientes pueden ser atendidas a cualquier hora, lo que resulta especialmente interesante para compañías que operan a nivel global y necesitan proporcionar soporte en diferentes zonas horarias.
Pero la automatización de procesos también permite usar datos para adaptar las respuestas y recomendaciones, y personalizar la experiencia del cliente. Los sistemas de automatización pueden analizar el historial de interacciones de un cliente y proporcionar soluciones que se ajusten mejor a sus necesidades específicas, aumentando la lealtad y la retención de los mismos.
Ejemplos de automatización de procesos de negocio
La automatización de procesos se puede aplicar en una amplia variedad de áreas dentro de una organización. A continuación, exploramos algunos de los usos más comunes.
Gestión de pedidos
La automatización de procesos puede simplificar y acelerar el proceso de gestión de pedidos por parte de los empleados, desde la recepción hasta la entrega.
- Validación de pedidos: una vez que se ha recibido un pedido, el sistema automatizado puede validar la información del cliente, verificar la disponibilidad del producto y confirmar los detalles del envío. Esto reduce significativamente el tiempo necesario para procesar un pedido y minimiza los errores humanos.
- Actualización de inventarios: los sistemas automatizados pueden mantener los niveles de inventario actualizados en tiempo real. Cada vez que se realiza una venta, el inventario se ajusta automáticamente, lo que ayuda a evitar el sobrestock o la falta de productos. Además, los sistemas pueden crear alertas cuando los niveles de inventario caigan por debajo de un umbral predeterminado, facilitando las tareas de reposición.
- Creación de facturas: la automatización también resulta muy útil para crear y enviar facturas. Una vez que se valida un pedido, el sistema puede crear automáticamente una factura detallada y enviársela al cliente. Lo que, además de agilizar los procesos de facturación, también garantiza que la información reflejada en los documentos financieros sea precisa y coherente.
Marketing
En el sector del marketing, la automatización de procesos permite gestionar las campañas, realizar un seguimiento de los leads y personalizar las comunicaciones, mejorando la eficiencia y eficacia de las estrategias.
- Gestión de campañas: las herramientas de automatización permiten programar y ejecutar campañas de marketing en múltiples canales, como correo electrónico, redes sociales y anuncios pagados. Gracias a ellas, podemos segmentar automáticamente a nuestra audiencia y personalizar los mensajes para cada grupo, aumentando el impacto de nuestras acciones.
- Seguimiento de leads: la automatización facilita el seguimiento de los leads desde el primer contacto hasta la conversión. Los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) pueden registrar cada interacción, analizar su comportamiento y priorizar aquellos que tengan mayor probabilidad de conversión.
- Personalización de comunicaciones: otro de los mejores ejemplos de automatización son las comunicaciones con los clientes en función de sus preferencias y de su comportamiento. Por ejemplo, los emails automatizados pueden adaptarse según el historial de compras del cliente, sus intereses y su actividad en el sitio web, mejorando la experiencia del cliente y aumentando las posibilidades de cerrar la venta.
Recursos humanos
La automatización de procesos en recursos humanos puede abarcar desde la gestión de nóminas hasta la selección de personal.
- Gestión de nóminas: este tipo de herramientas pueden calcular y procesar las nóminas, garantizando que los empleados reciban sus pagos de forma puntual. Pero también pueden gestionar deducciones, impuestos y beneficios, reduciendo la carga administrativa y la posibilidad de equivocaciones.
- Selección de personal: la automatización puede mejorar la eficiencia del proceso de reclutamiento, facilitando la labor de filtrar curriculums, programar entrevistas y gestionar la comunicación con los candidatos. Además, gracias a ello, es posible valorar rápidamente las habilidades y competencias de los candidatos, permitiendo a los reclutadores centrarse en los mejores.
- Gestión de beneficios: la automatización de procesos puede simplificar la gestión de beneficios para los empleados, incluyendo los seguros de salud y los planes de jubilación, por ejemplo. De esta forma, podemos gestionar inscripciones, cambios y consultas y asegurarnos de que los empleados tengan acceso a la información y servicios que necesitan.
- Valoración del rendimiento de los empleados: los sistemas automatizados pueden facilitar el proceso de evaluación del trabajo de los empleados, recopilando y analizando datos sobre el rendimiento de los empleados. Esto permite una evaluación más objetiva y precisa, ayudando a identificar áreas de mejora y planificar el desarrollo profesional.
Servicio al cliente
También podemos encontrar ejemplos de automatización de procesos en el ámbito de la atención al cliente, concretamente la utilización de chatbots y sistemas de respuesta para mejorar la experiencia del cliente. Estos sistemas pueden manejar consultas básicas y liberar a los agentes humanos para que se enfoquen en problemas más complejos.
- Chatbots: la automatización robótica de procesos permite proporcionar asistencia instantánea a los clientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Gracias al procesamiento de lenguaje natural, es posible responder a preguntas frecuentes, guiar a los usuarios a través de procesos y resolver problemas sencillos, mejorando la satisfacción del cliente y reduciendo el tiempo de espera.
- Sistemas de respuesta automatizada: estos sistemas también pueden gestionar emails y llamadas telefónicas, dirigiendo las solicitudes a los departamentos apropiados o proporcionando respuestas automáticas a las consultas habituales. Gracias a ello, podemos agilizar la resolución de problemas y asegurarnos de que todos los clientes reciban una respuesta inmediata.
Finanzas
En el área financiera, la automatización de procesos también permite gestionar más fácilmente las cuentas de los clientes que quedan por pagar y por cobrar, llevar mejor la gestión bancaria y generar informes financieros.
- Gestión de cuentas por pagar y por cobrar: los sistemas automatizados pueden procesar facturas y pagos de manera más eficiente, garantizando que las transacciones se realicen a tiempo y queden correctamente registradas. De esta forma, se mejora la gestión del flujo de caja y, al mismo tiempo, se reduce el riesgo de fraudes y errores.
- Reconciliación bancaria: al comparar automáticamente los registros internos con los extractos bancarios, podemos simplificar la gestión bancaria, facilitando así la identificación y resolución de discrepancias.
- Generación de reportes financieros: las herramientas de automatización también nos permiten recopilar y analizar datos financieros, generando informes detallados rápidamente, lo que facilita enormemente la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de las normativas contables y fiscales.
Automatización de emails
Cualquier negocio puede utilizar la automatización de procesos para gestionar el envío de emails a clientes, ayudando a mejorar considerablemente la eficacia de sus campañas de marketing.
- Programación de envíos: la automatización permite programar el envío de correos para ser enviados en momentos concretos, optimizando la entrega para llegar a los clientes en el mejor momento posible, lo que resulta especialmente útil para campañas de marketing que deben ir alineadas con eventos, lanzamientos de productos o promociones especiales.
- Personalización de mensajes: otro de los mejores ejemplos de automatización de procesos es la personalización de los correos electrónicos en base a los datos del cliente, como su historial de compras, preferencias y comportamientos de navegación. Aumentando así el impacto y del mensaje, mejorando las tasas de apertura y de conversión.
- Seguimiento de respuestas: la automatización de procesos también facilita el seguimiento de las respuestas y el análisis del rendimiento de las campañas, ofreciendo información muy valiosa sobre que usuarios abren los emails, quiénes hacen clic en los enlaces y qué acciones realizan después, lo que resulta muy interesante para realizar cambios y mejorar futuras campañas.
Gestión de inventarios
La automatización de procesos de negocio también ayuda a mantener los inventarios actualizados en tiempo real, reduciendo el riesgo de sobrestock o la falta de productos. Gracias a ello, es posible llevar un seguimiento más efectivo de los niveles de inventario y crear órdenes de reposición de forma automática.
- Seguimiento en tiempo real: los sistemas de gestión de inventarios automatizados nos ofrece información de los niveles de stock en tiempo real, permitiéndonos responder rápidamente a cambios en la demanda y evitar problemas de stock.
- Órdenes de reposición automáticas: cuando los niveles de inventario caen por debajo de un umbral predeterminado, la automatización de procesos pueden generar órdenes de reposición automáticamente, garantizando que todos los productos estén siempre disponibles cuando se necesiten.
Procesamiento de facturas
En el ámbito de la facturación, la automatización de procesos de negocio pueden escanear, validar y registrar facturas, lo que supone un importante ahorro de tiempo y ayudar a reducir los costes y los errores relacionados con la introducción manual de datos.
- Escaneo y validación: los sistemas de automatización pueden escanear facturas recibidas y extraer automáticamente los datos más importantes, como la cantidad, la fecha y los detalles del proveedor. Además, de validarlos con los registros ya existentes.
- Registro y almacenamiento: una vez validados, los datos de las facturas se registran automáticamente en la plataforma contable del negocio, lo que no solo agiliza el flujo de trabajo, sino que, además, facilita la auditoría y el cumplimiento normativo, manteniendo los registros actualizados y bien organizados.
Atención al cliente
Los chatbots y los sistemas de respuesta automatizada pueden gestionar consultas básicas de clientes y proporcionar respuestas inmediatas. Gracias a ello, podemos mejorar la satisfacción del cliente y liberar a los agentes humanos de este tipo de tareas, pudiendo centrarse en problemas más complejos.
- Chatbots: los chatbots pueden interactuar con los clientes en tiempo real, respondiendo preguntas frecuentes y proporcionando asistencia básica, mejorando la eficiencia del servicio al cliente y ayudando a reducir el tiempo de espera para los clientes.
- Sistemas de respuesta automatizada: estos sistemas también pueden gestionar emails y llamadas telefónicas, dirigiendo las solicitudes a los departamentos apropiados o proporcionando respuestas automáticas a las preguntas más habituales.
Procesos de selección
La automatización de procesos también puede ayudar a simplificar enormemente los procesos de selección de personal, ayudando a filtrar curriculums, programar entrevistas y gestionar la comunicación con los candidatos, agilizando enormemente el proceso de contratación.
- Filtrado de curriculums: los sistemas de reclutamiento automatizados pueden analizar grandes volúmenes de curriculums en busca de palabras clave y criterios específicos, seleccionando a los candidatos más adecuados para las posiciones disponibles, lo que puede suponer un gran ahorro de tiempo para los reclutadores y encontrar mejores talentos para la empresa.
- Programación de entrevistas: este tipo de herramientas permiten coordinar la programación de entrevistas, enviando invitaciones y confirmaciones tanto a los candidatos como a los entrevistadores. Gracias a ello, es posible reducir tanto los tiempos del proceso como la carga administrativa de la empresa.
- Gestión de la comunicación: los sistemas automatizados también permiten gestionar la comunicación con los candidatos, enviando actualizaciones sobre el estado de su aplicación y proporcionando información sobre las siguientes fases en el proceso de selección.
Las mejores herramientas de automatización de procesos
En la actualidad, existen numerosas herramientas de automatización de procesos disponibles en el mercado. A continuación, detallamos algunas de las más destacadas:
Zapier
Zapier es una solución de automatización que facilita la optimización de tareas y la integración de diferentes programas, permitiendo simplificar enormemente los procesos de la empresa.
- Integraciones amplias: Zapier puede integrarse con más de 2.000 aplicaciones, incluyendo herramientas como Gmail, Slack, y Salesforce, lo que permite a la empresa automatizar prácticamente cualquier flujo de trabajo.
- Facilidad de uso: ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar, permitiendo a los usuarios configurar automatizaciones en pocos minutos sin necesidad de contar con conocimientos informáticos.
- Automatización flexible: diseñada para automatizar tareas repetitivas y conectar distintos softwares. Siendo posible, por ejemplo, enviar automáticamente un correo electrónico cada vez que se completa un formulario en una página web o añadir nuevos contactos a una lista de CRM.
UiPath
UiPath es una herramienta de automatización robótica de procesos (RPA) que permite a las empresas automatizar funciones repetitivas mediante robots de software, ayudando a mejorar la eficiencia y a reducir los costes operativos.
- Automatización avanzada: esta herramienta destaca por su avanzadas prestaciones de RPA, permitiendo la automatización de procesos complejos que requieren interacción con múltiples programas y sistemas.
- Fácil implementación: la plataforma proporciona una interfaz gráfica intuitiva que facilita la creación y gestión de robots de software sin necesidad de ser un experto en programación.
- Escalabilidad: UiPath es altamente escalable, permitiendo a la empresa ir adaptando la plataforma en base a sus necesidades.
Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate es una solución de automatización de flujos de trabajo que forma parte del universo de Microsoft. Pensada para organizaciones que utilizan productos de Microsoft, como Office 365 y Dynamics 365.
- Integración nativa: Power Automate se integra perfectamente con otras funcionalidades de Microsoft, facilitando la automatización de procesos relacionados con productos como SharePoint, Outlook, y Teams.
- Automatización de flujos de trabajo: permite crear flujos de trabajo automatizados que conectan diferentes plataformas y servicios, mejorando la la productividad.
- Fácil de usar: Power Automate cuenta con una gran variedad de plantillas predefinidas y una interfaz de usuario sencilla que permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de tener conocimientos en programación.
Workato
Workato es una solución de integración y automatización de procesos que permite conectar programas y automatizar procesos de negocio, ofreciendo una amplia variedad de integraciones.
- Amplia gama de integraciones: Workato se integra con más de 1.000 aplicaciones, permitiendo al negocio conectar sistemas dispares y automatizar flujos de trabajo más complejos.
- Interfaz intuitiva: ofrece una interfaz de usuario amigable que facilita enormemente la creación y gestión de automatizaciones.
- Automatización inteligente: utiliza la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para optimizar las automatizaciones y mejorar la eficiencia operativa.
Blue Prism
Blue Prism es otra solución de automatización basada en RPA que facilita la ejecución de procesos más complejos gracias a los robots de software.
- Automatización robusta: cuenta con avanzadas prestaciones de RPA que facilitan la automatización de procesos críticos en sectores como la banca, los seguros y la salud.
- Seguridad y control: ofrece potentes herramientas de gestión y control que garantizan la seguridad y el cumplimiento normativo de las automatizaciones.
- Escalabilidad: al igual que UiPath, Blue Prism es altamente escalable, permitiendo a las organizaciones expandir sus capacidades de automatización en base a sus necesidades.
Automate
Automate es una herramienta diseñada para facilitar la automatización de procesos de negocio sin necesidad de escribir código. Una solución simple pero potente para mejorar la productividad de tu empresa.
- No-code/Low-code: Automate permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados de manera sencilla, pudiendo ser utilizada por cualquier tipo de usuario.
- Amplia funcionalidad: la plataforma ofrece una gran variedad de funcionalidades, como la automatización de funciones de TI, la integración de programas y la gestión de los datos de la empresa.
- Soporte y comunidad: cuenta con un excelente servicio de soporte y una comunidad muy activa que proporciona recursos y asistencia para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo esta herramienta.